Factura electrónica
Una factura electrónica es
un documento que sirve para describir el costo de
los servicios y desglosar los impuestos correspondientes a pagar. Sustituye, según las disposiciones legales correspondientes, a las facturas tradicionales en papel y garantiza,
entre otras cosas, la autenticidad de su origen y la integridad de su contenido.
La
factura electrónica es, por tanto, la versión digital de las facturas
tradicionales en soporte papel y debe ser funcional y legalmente equivalente a
estas últimas. Por su propia naturaleza, las facturas electrónicas pueden
almacenarse, gestionarse e intercambiarse por medios electrónicos o digitales.
Para
que la factura electrónica tenga validez legal, debe estar completada con la
firma electrónica, que permite eliminar la factura en papel.
Una factura electrónica como
destrucción de la factura tradicional
Una
factura es el justificante fiscal de la entrega de un producto o de la
provisión de un servicio, que afecta al obligado tributario emisor (el vendedor) y al obligado
tributario receptor (el comprador). Tradicionalmente, es un documento en papel,
cuyo original debe ser archivado por el receptor de la factura. Habitualmente
el emisor de la factura conserva una copia o la matriz en la que se registra su
emisión.
La factura electrónica es el
equivalente digital y evolución lógica de la tradicional
factura en papel. A diferencia de esta, se emplean soportes informáticos para
su almacenamiento en lugar de un soporte físico como es el papel.
En los países en los que la
legislación lo admite, la validez de una factura electrónica es exactamente la
misma que la de la tradicional factura en papel y gracias a la firma digital
que incluye se garantiza su integridad y un alto nivel de trazabilidad, por lo
que judicialmente es un documento considerado como vinculante y que no necesita
de mayor prueba o confirmación que su propia existencia.
Aspectos
generales
La
factura electrónica es un tipo de factura que se diferencia de la factura en
papel por la forma de gestión informática y el envío mediante un sistema de
comunicaciones que conjuntamente permiten garantizar la autenticidad y la integridad del documento electrónico.
Una factura electrónica se construye
en 2 fases:
Se
crea la factura tal y como se ha hecho siempre y se almacena en un fichero de datos.
Posteriormente
se procede a su firma con un certificado
digital o electrónico propiedad
del emisor que cifra el contenido de factura y añade el sello digital a la
misma
Al
terminar obtenemos una factura que nos garantiza:
que
la persona física o jurídica que firmó la factura es quien dice ser
(autenticidad) y
que
el contenido de la factura no ha sido alterado (integridad).
El
emisor envía la factura al receptor mediante medios electrónicos, como pueden
ser CD, memorias Flash e incluso Internet. Si bien se dedican muchos esfuerzos
para unificar los formatos de factura electrónica, actualmente está sometida a
distintas normativas y tiene diferentes requisitos legales exigidos por las
autoridades tributarias de cada país, de forma que no siempre es posible el uso
de la factura electrónica, especialmente en las relaciones con empresas
extranjeras que tienen normativas distintas a la del propio país.
Los requisitos legales respecto al
contenido mercantil de las facturas electrónicas son exactamente las mismas que
regulan las tradicionales facturas en papel. Los requisitos legales en relación
con la forma imponen determinado tratamiento en aras de garantizar la
integridad y la autenticidad y ciertos formatos que faciliten la
interoperabilidad.
Existen algunas normativas
internacionales aplicables de forma general a la factura electrónica, aunque
las Naciones Unidas, a través de UN/CEFACT han publicado recomendaciones tales
como UNeDocs que definen plantillas para las
facturas impresas y formatos EDI y XML para las modalidades electrónicas. En Europa, la facturación electrónica se
regula en la Directiva 115/2001, que debía ser adoptada en cada país antes del
31 de diciembre de 2003.
Hoy día la organización GS1 (antes
EAN/UCC) a nivel mundial ha organizado comités internacionales de usuarios de
108 países miembro, para conformar las guías de facturación electrónica
estándar a nivel mundial.
La factura electrónica permite que
instituciones, empresas y profesionales dejen atrás las facturas en papel y las
reemplacen por la versión electrónica del documento tributario. Tiene
exactamente la misma validez y funcionalidad tributaria que la factura
tradicional en papel. Todo el ciclo de la facturación puede ser administrado en
forma electrónica.
Beneficios
Dependiendo del tamaño de las empresas y el volumen de su
facturación, el ahorro en concepto de emisión y gestión de facturas (emisión,
envío, recepción, almacenaje, búsqueda, firma, devolución, pago, envío, etc.)
puede fluctuar entre el 40% y el 80%. Entre los motivos que hacen posible este
ahorro se encuentran:
- Oportunidad
en la información, tanto en la recepción como en el envío.
- Ahorro
en el gasto de papelería, la factura electrónica es ecológica.
- Facilidad
en los procesos de auditoría.
- Mayor
seguridad en el resguardo de los documentos.
- Menor
probabilidad de falsificación.
- Agilidad
en la localización de información.
- Eliminación
de espacios para almacenar documentos históricos.
- Procesos
administrativos más rápidos y eficientes.
- Reducción
de costes.
- Mejora
de la eficiencia.
- Aumenta
la seguridad documental.
- Reducción
en tiempos de gestión.
- Mayor
agilidad en la toma de decisiones.
- Reduce
errores en el proceso de generación, captura, entrega y almacenamiento.
- Registro
de la hora, el minuto y el segundo de emisión del comprobante fiscal digital
(time stamp o sello del fechador).
- Adecuaciones
sencillas en el archivo de impresión
- Obtención
de sellos en serie y folios de serie ante la Secretaría de Hacienda y Crédito
Público, con previa obtención de la Firma Electrónica Avanzada.
- Contabilidad
automatizada.
- Facilidad
para el cálculo de impuestos.
Por
otro lado, una vez que las empresas empiecen a operar con esta tecnología, se
verán incentivadas a digitalizar otros documentos, logrando eficiencia y ahorro
en otras áreas de la empresa. El control tributario se incrementa con la
factura electrónica, ya que permite un mayor control del cumplimiento
tributario y simplificación de la fiscalización.
Formatos usados
No
existen requisitos formales respecto a la forma en que se debe proceder a la
codificación de la factura, pero las modalidades más habituales son las
siguientes:
PDF. Cuando el destinatario es un
particular, un profesional o una PYME cuyo único interés sea guardar
electrónica-mente la factura, pero no evitar volver a teclear los datos ya que
con este formato no se facilita el ingreso de los datos de la factura en el
ordenador de destino.
XML. Cuando el envío es de ordenador a ordenador, puede
también utilizarse este tipo de sintaxis. Es un lenguaje extendido
principalmente en Norteamérica que poco a poco va ganando terreno en Europa.
Existen diversas variantes cuya convergencia se espera en el marco de las
Naciones Unidas. Las más importantes son UBL respaldado por OASIS y GS1
respaldado por la organización del mismo nombre. En España la variante facturae
(procedente de CCI-AEAT), respaldada por el Centro de Cooperación
Interbancaria, la Agencia Tributaria y el Ministerio de Industria, Turismo y
Comercio es la más difundida, y cuenta con sistemas de traducción a y desde
UBL.
Formatos de la firma digital en la
factura electrónica
Para cada formato existe
una forma peculiar de codificar la firma electrónica:
XML. El formato de firma electrónica se
denomina XAdES y se rige por la especificación TS 101 903. De las diferentes
modalidades previstas por la norma, la más recomendable es la ES-XL que incluye
información sobre el tiempo en el que se llevó a cabo la firma electrónica e
información sobre la validez del certificado electrónico cualificado que la
acompaña.
PDF. El formato de firma de Adobe (derivado de PKCS#7) queda
embebido dentro del formato PDF y permite asociar una imagen, por lo que es uno
de los más adecuados para su visualización. La especificación del formato es la
1.6 y para la visualización se emplea Acrobat Reader v7 o Foxit PDF Reader. La
apariencia de la firma es muy visual, ya que es posible asociar a la misma un
gráfico como una firma digitalizada o un sello de empresa.
Normativa por países
En México
A partir del 1 de enero de 2014 es obligatorio el uso de la
Factura Electrónica para todos los contribuyentes.
Como facilidad para las
personas físicas que en el último ejercicio declarado tuvieron ingresos iguales
o menores a 500 mil pesos y emitieron comprobantes impresos o CFD, podrán
seguir facturando bajo estos esquemas hasta el 31 de marzo de 2014, siempre y
cuando a partir del 1 de abril migren al esquema de facturación electrónica
CFDI.
Si es la primera vez...
Inscríbete al RFC con tu
CURP en sat.gob.mx.
Date de alta en un
régimen fiscal, también en sat.gob.mx. 3. Utiliza el servicio de facturación
electrónica gratuito que te ofrecemos, o acude a un proveedor autorizado.
El pasado 31 de mayo el
SAT comunicó a través del Diario Oficial de la Federación las nuevas
disposiciones que afectan a los esquemas de CFD y CBB.
Hasta antes del 31 de
mayo del 2013, el SAT permitía tres esquemas de Facturación Electrónica; 1)
Comprobante Fiscal Digital (CFD), 2) Código de Barras Bidimensional (CBB) para
todos aquellos contribuyentes que su facturación anual fuera igual o menor a
los 4 millones de pesos, y 3) Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI).
Todos los contribuyentes
que actualmente utilizan la modalidad CFD deberán adoptar la modalidad CFDI a
partir del 1º de enero del 2014.
Se baja de 4 millones a
250 mil pesos el límite de ingresos anuales para poder usar la modalidad de
facturación CBB. Los contribuyentes que actualmente utilizan la modalidad CBB y
que rebasan este nuevo límite deberán adoptar la modalidad CFDI a partir del 1º
de enero del 2014. Los nuevos contribuyentes deberán iniciar directamente en la
modalidad CFDI.
Se formaliza la opción
de usar el valor NA como unidad de medida en artículos que representan
servicios y renta de bienes.
Ante estas nuevas
disposiciones, es de suma importancia que se tomen las precauciones adecuadas
para poder estar al día con las obligaciones fiscales y gozar de los beneficios
que otorga el uso de la facturación electrónica.
Firma digital
Una firma
digital es un esquema matemático que sirve para demostrar la autenticidad de un
mensaje digital o de un documento electrónico. Una firma digital da al
destinatario seguridad en que el mensaje fue creado por el remitente, y que no
fue alterado durante la transmisión.
Consiste
en un método criptográfico que asocia la identidad de una persona o de un
equipo informático al mensaje o documento. En función del tipo de firma, puede,
además, asegurar la integridad del documento o mensaje.
La firma
digital de un documento es el resultado de aplicar cierto algoritmo matemático,
denominado función hash, a su contenido y, seguidamente, aplicar el algoritmo
de firma (en el que se emplea una clave privada) al resultado de la operación
anterior, generando la firma electrónica o digital. El software de firma
digital debe además efectuar varias validaciones, entre las cuales podemos
mencionar:
Vigencia
del certificado digital del firmante,
Revocación
del certificado digital del firmante,
Inclusión
de sello de tiempo.
La
función hash es un algoritmo matemático que permite calcular un valor resumen
de los datos a ser firmados digitalmente. Funciona en una sola dirección, es
decir, no es posible, a partir del valor resumen, calcular los datos
originales. Cuando la entrada es un documento, el resultado de la función es un
número que identifica indiscutible al texto. Si se adjunta este número al
texto, el destinatario puede aplicar de nuevo la función y comprobar su
resultado con el que ha recibido. Este tipo de operaciones no están pensadas
para que las lleve a cabo el usuario, sino que se utiliza software que
automatiza tanto la función de calcular el valor hash como su verificación
posterior.
¿Cómo funciona?
La
firma digital funciona mediante complejos procedimientos matemáticos que
relacionan el documento firmado con información propia del firmante. Estos
procedimientos permiten que terceras personas puedan reconocer la identidad del
firmante y asegurarse de que los contenidos no han sido modificados.
El
firmante genera o aplica un algoritmo matemático llamado función hash, el cual
se cifra con la clave privada del firmante. El resultado es la firma digital,
que se enviará adjunta al mensaje original. De esta manera el firmante
adjuntará al documento una marca que es única para dicho documento y que sólo
él es capaz de producir.
Para
realizar la verificación del mensaje, el receptor generará la huella digital
del mensaje recibido, luego descifrará la firma digital del mensaje utilizando
la clave pública del firmante y obtendrá de esa forma la huella digital del
mensaje original; si ambas huellas digitales coinciden, significa que no hubo
alteración y que el firmante es quien dice serlo.
http://www.firma-digital.cr/que_es/
http://es.wikipedia.org/wiki/Certificado_digital
